Als Freelancerin einem US-Kunden Rechnungen in Dollar stellen

Die Ausgangslage

Marie ist Produktdesignerin in Leipzig. Nach zwei Jahren mit kleinen europäischen Projekten bekommt sie einen langen Vertrag mit einem Startup in Austin: 4.000 USD im Monat, Rechnung jeweils zum Monatsende. Der Vertrag ist unterschrieben, der erste Sprint läuft gut, dann kommt eine E-Mail aus der Finanzabteilung des Kunden. Auftragnehmer werden per ACH bezahlt. Ob sie ihre Routingnummer und Kontonummer schicken könne, dazu ein ausgefülltes Formular W-8BEN?

Marie hat eine deutsche IBAN in Euro, sonst nichts. Ihre Bank kann Dollar per Auslandsüberweisung annehmen. Die Finanzabteilung sagt aber, Wires ins Ausland brauchen eine zusätzliche Freigabe und kosten den Kunden eine Gebühr. Die erste Rechnung ist in neun Tagen fällig. Marie will drei Dinge wissen: wie sie pünktlich bezahlt wird, wie viel von den 4.000 USD tatsächlich bei ihr ankommt und ob sie einen Teil in Dollar behalten kann.

Wo die Kosten wirklich entstehen

Die genannte Gebühr ist selten alles, was eine Zahlung aus dem Ausland kostet. Landet eine Dollarzahlung auf einem Eurokonto bei einer Bank, kann das Geld an mehreren Stellen schrumpfen:

• Die Wire-Gebühr des Absenders. Ein US-Unternehmen zahlt seiner eigenen Bank meist eine Gebühr für den Auslands-Wire. Manche Kunden reichen sie weiter oder senden ungern ins Ausland.
• Zwischengeschaltete Banken. Ein Auslands-Wire kann über eine oder mehrere Korrespondenzbanken laufen. Jede kann eine Gebühr vom Betrag abziehen, bevor er bei Ihnen ankommt.
• Die Gebühr der Empfängerbank. Ihre Bank kann für eingehende Auslandszahlungen laut Preisverzeichnis eine Gebühr berechnen.
• Der Wechselkurs. Werden Dollar beim Eingang in Euro getauscht, setzt die Bank ihren eigenen Kurs an. Der Abstand zum EZB-Referenzkurs des Tages ist ein Kostenpunkt, auch wenn er nirgends als Gebühr steht.
• Zeit. Eine Zahlung, die Tage braucht, macht die Liquidität schwerer planbar.

Dazu kommt ein praktischer Punkt: ACH, das die meisten US-Unternehmen für Routinezahlungen nutzen, erreicht nur US-Konten. Ohne US-Kontodaten verlangt Marie vom Kunden einen langsameren und teureren Weg.

So gehen Sie vor

1. Legen Sie fest, in welcher Währung das Geld am Ende liegen soll. Fallen alle Kosten in Euro an, tauschen Sie den größten Teil. Haben Sie Kosten in Dollar oder wollen Sie einen Teil des Einkommens in Dollar halten, tauschen Sie weniger. Davon hängt ab, welche Option passt.
2. Besorgen Sie US-Kontodaten auf Ihren eigenen Namen. Dafür gibt es mehrere Wege:
   • Das USD-Konto von xChange.bg: US-Konto- und Routingnummer auf Ihren Namen. Der Kunde zahlt per ACH oder Wire, und das Geld kommt für 1,5% als USDC in Ihrer eigenen Wallet an.
   • Ein Mehrwährungskonto bei einem E-Geld-Institut oder Fintech, das US-Empfangsdaten anbietet. Vergleichen Sie die Eingangsgebühr und den Wechselkurs.
   • Das USD-Konto Ihrer Hausbank mit Eingang per Auslands-Wire. Einfach, wenn der Kunde dem Wire zustimmt, aber prüfen Sie die Gebühren auf beiden Seiten.
   • Das eigene Auszahlungssystem eines Freelancer-Marktplatzes, falls der Auftrag darüber kam. Vergleichen Sie Auszahlungs- und Tauschgebühren.
3. Schicken Sie die Daten und die Formulare. Setzen Sie die US-Kontodaten auf Ihre Rechnung. Fragt der Kunde nach dem Formular W-8BEN: Laut IRS wird es eingereicht, wenn der Zahler es verlangt. Füllen Sie es sorgfältig aus oder holen Sie sich Beratung.
4. Nehmen Sie die erste Zahlung entgegen und prüfen Sie sie. Bei xChange.bg kommen die USDC in Ihrer Wallet an, 1,5% sind abgezogen. Gleichen Sie den Betrag mit der Rechnung ab.
5. Tauschen Sie nur, was Sie brauchen. Zahlen Sie in Euro an Ihre Bank aus, für 1,25%. Kurs und Gebühr sehen Sie vor der Bestätigung. Lassen Sie den Rest als USDC liegen, wenn Sie Dollar behalten wollen.
6. Sammeln Sie Belege für die Steuerberatung. Legen Sie Rechnung, Zahlungseingang und jeden Auszahlungsbeleg zusammen ab. Wie Ihr Honorar besteuert wird, hängt von Ihrer Rechtsform ab. Der Verkauf von USDC gegen Euro kann steuerlich zählen; die Behandlung richtet sich nach nationalen Regeln und unterscheidet sich von Land zu Land. Das ist keine Steuerberatung.

Checkliste für den Start

• Konto bei xChange.bg eröffnet und Identität bestätigt
• US-Konto- und Routingnummer aus der App kopiert und zweimal geprüft
• Rechnungsvorlage mit den US-Daten und Ihrem Namen aktualisiert, so wie er auf dem Konto steht
• Formular W-8BEN ausgefüllt, falls der Kunde danach gefragt hat
• Die eigene IBAN als Auszahlungsziel gespeichert
• Eine eigene Regel, wie viel Sie jeden Monat tauschen und wie viel in USDC bleibt
• Ein Ordner für Rechnungen, Zahlungseingänge und Auszahlungsbelege

Rechenbeispiel

Maries erste Rechnung lautet auf 4.000 USD. Für den Tausch in Euro rechnet das Beispiel mit einem angenommenen Kurs von 1,15 USD je Euro. Der echte Tageskurs weicht davon ab; vergleichen Sie ihn mit dem EZB-Referenzkurs.

Gebühren von xChange.bg im Monat: 96,75 USD, rund 2,4% der Rechnung. Auf den 1.000 USDC, die sie behalten hat, liegt nur die Gebühr von 1,5% für Geld rein. Tauscht sie sie später ebenfalls, fällt dann die Auszahlungsgebühr von 1,25% an, zum Kurs jenes Tages.

Für den Vergleich mit dem Bankweg fragen Sie Ihre Bank vor der ersten Zahlung nach drei Zahlen: der Gebühr für eine eingehende Auslandszahlung, ob Abzüge durch Zwischenbanken zu erwarten sind, und dem Kurs USD zu EUR, den sie an einem bestimmten Tag angesetzt hätte, neben dem EZB-Referenzkurs. Rechnen Sie die Wire-Gebühr des Kunden dazu, falls er sie weiterreicht. Eigene Beträge rechnet der Rechner für Stablecoin-Gebühren durch.

Worauf das beruht

Die Gebühren im Beispiel sind die veröffentlichten Gebühren von xChange.bg auf der Preisseite: 1,5% auf Geld rein und 1,25% auf Auszahlungen an eine Bank. Die Beschreibung der US-Kontodaten stammt aus der Bridge-Dokumentation zu virtuellen Konten. Danach erhält der Kunde mit einem virtuellen USD-Konto eine US-Konto- und Routingnummer für ACH oder Wire. Nacha, die Organisation hinter dem ACH-Netz, erklärt, wie ACH-Zahlungen funktionieren. Der Hinweis zum Formular W-8BEN folgt der Seite der IRS zu diesem Formular. Die Angaben zu USDC stammen von Circle. Der Wechselkurs im Beispiel ist angenommen; die EZB veröffentlicht den Referenzkurs an jedem Arbeitstag.