Freelancer din România care facturează în dolari unui client din SUA

Situația

Ioana este designer de produs în Iași. După doi ani de proiecte mici în Europa, prinde un contract lung cu un startup din Austin: 4.000 USD pe lună, facturați la sfârșitul fiecărei luni. Contractul e semnat, primul sprint merge bine, apoi vine un e-mail de la echipa financiară a clientului. Ei plătesc colaboratorii prin ACH. Poate să le trimită routing number-ul, numărul de cont și un formular W-8BEN completat?

Ioana are un IBAN românesc în euro și nimic altceva. Banca ei poate primi dolari prin wire internațional, dar echipa financiară spune că transferurile în străinătate cer o aprobare în plus și îi costă un comision. Prima factură are scadența peste nouă zile. Ioana vrea să afle trei lucruri: cum primește banii la timp, cât din cei 4.000 USD ajunge de fapt la ea și dacă poate ține o parte în dolari.

De unde vine de fapt costul

Comisionul afișat este rareori tot costul unei plăți din străinătate. Când o plată în dolari ajunge într-un cont bancar în euro, banii se pot împuțina în mai multe locuri:

• Comisionul de wire al expeditorului. O firmă din SUA care trimite un wire internațional își plătește de obicei propria bancă pentru el. Unii clienți trec costul mai departe sau pur și simplu preferă să nu trimită wire în străinătate.
• Băncile intermediare. Un wire internațional poate trece prin una sau mai multe bănci corespondente, iar fiecare poate reține un comision din sumă înainte să ajungă la tine.
• Comisionul băncii care primește. Banca ta poate taxa plățile primite din străinătate, conform tarifelor ei.
• Cursul de schimb. Dacă dolarii se schimbă în euro la sosire, banca aplică propriul curs. Diferența dintre acel curs și cursul de referință al BCE din ziua respectivă este un cost, chiar dacă nu apare ca o linie de comision.
• Timpul. O plată care face zile întregi până ajunge îți îngreunează planificarea banilor.

Mai este un cost practic: ACH, pe care majoritatea firmelor americane îl folosesc pentru plățile curente, ajunge doar la conturi din SUA. Fără date de cont american, Ioana îi cere clientului să folosească o rută mai lentă și mai scumpă.

Cum procedezi

1. Hotărăște în ce monedă vrei să rămâi. Dacă toate cheltuielile tale sunt în euro, vei schimba cea mai mare parte din bani. Dacă ai cheltuieli în dolari sau vrei să ții o parte din venit în dolari, schimbi mai puțin. De alegerea asta depinde ce variantă ți se potrivește.
2. Obține date de cont american pe numele tău. Ai mai multe căi:
   • Contul în USD de la xChange.bg: număr de cont american și routing number pe numele tău. Clientul plătește prin ACH sau wire, iar banii ajung ca USDC în portofelul tău, pentru 1,5%.
   • Un cont multivalutar la o instituție emitentă de monedă electronică sau la un fintech care oferă date de încasare americane. Compară comisionul la încasare și cursul de schimb.
   • Contul în USD de la banca ta, în care primești un wire internațional. E simplu dacă clientul acceptă să trimită wire, dar verifică comisioanele de la ambele capete.
   • Sistemul de plată al unei platforme de freelancing, dacă proiectul a venit prin ea. Compară comisioanele de retragere și de schimb.
3. Trimite datele și formularele. Pune datele contului american pe factură. Dacă clientul cere formularul W-8BEN, IRS spune că se depune când îl cere plătitorul. Completează-l cu atenție sau întreabă un consultant.
4. Primește prima plată și verific-o. La xChange.bg, USDC ajunge în portofelul tău cu 1,5% reținut. Compară suma cu factura.
5. Schimbă doar cât îți trebuie. Trimite în contul tău bancar, în euro, pentru 1,25%. Cursul și comisionul apar înainte să confirmi. Lasă restul în USDC dacă vrei să ții dolari.
6. Păstrează documentele pentru contabil. Ține la un loc factura, dovada încasării și fiecare extras de plată. Impozitarea onorariului depinde de forma în care lucrezi, iar vânzarea de USDC pentru euro este o tranzacție cu criptoactive, al cărei tratament fiscal ține de regulile naționale. Aceasta nu este consultanță fiscală.

Listă de verificare

• Cont xChange.bg deschis și identitate verificată
• Numărul de cont american și routing number-ul copiate din aplicație și verificate de două ori
• Modelul de factură actualizat cu datele americane și cu numele tău așa cum apare pe cont
• Formularul W-8BEN completat, dacă l-a cerut clientul
• IBAN-ul tău în euro salvat ca destinație de plată
• O regulă a ta despre cât schimbi în fiecare lună și cât ții în USDC
• Un dosar pentru facturi, dovezi de încasare și extrase de plată

Exemplu cu cifre

Prima factură a Ioanei este de 4.000 USD. Pentru schimbul în euro, exemplul folosește un curs ilustrativ de 1,15 USD pentru un euro. Cursul real din ziua respectivă va fi altul. Compară-l cu cursul de referință al BCE.

Total comisioane xChange.bg pe lună: 96,75 USD, adică în jur de 2,4% din factură. Cei 1.000 USDC pe care i-a păstrat au avut doar comisionul de 1,5% de la intrare. Dacă îi schimbă mai târziu și pe ei, atunci se aplică comisionul de plată de 1,25%, la cursul din acea zi.

Ca să compari cu ruta prin bancă, cere-i băncii tale trei cifre înainte de prima plată: comisionul pentru o plată primită din străinătate, dacă sunt de așteptat rețineri ale băncilor intermediare și cursul USD/EUR pe care l-ar fi aplicat într-o anumită zi, pus lângă cursul de referință al BCE. Adaugă comisionul de wire al clientului, dacă ți-l trece ție. Poți face socoteala cu sumele tale în calculatorul de comisioane.

Pe ce se bazează

Comisioanele din exemplu sunt cele publicate de xChange.bg pe pagina de tarife: 1,5% la banii care intră și 1,25% la plățile către o bancă. Descrierea datelor de cont american vine din documentația Bridge despre conturile virtuale, care spune că un cont virtual în USD îi dă clientului un număr de cont american și un routing number pentru transferuri ACH sau wire. Nacha, organizația care administrează rețeaua ACH, explică felul în care funcționează plățile ACH. Nota despre formularul W-8BEN urmează pagina IRS a formularului. Datele despre USDC vin de la Circle. Cursul de schimb din exemplu este ilustrativ, iar BCE publică în fiecare zi lucrătoare cursul de referință.